La importancia de la custodia externa de documentos

La importancia de la custodia externa de documentos en el sector empresarial puede ser algo que nos parezca bastante claro, pero de igual forma parece que a bastantes empresas se les puede olvidar. Desde gitdoc.es por la experiencia que tienen en el sector, se necesita un óptimo control en materia de documentos que tiene gran importancia para la empresa.

Pensemos que los beneficios que nos aporta la custodia externa en materia de documentos son de lo más variados, por lo que ahora vamos a resumir los más destacables en este sentido:

Seguridad

Respecto a ello, la seguridad es fundamental y por este motivo hablamos de él en el primero sitio del ranking en el que encontramos beneficios. Para ello hay algunas fórmulas y es preciso hacer una gestión gracias a los archivadores de manera independiente o con cofres pre-indexados.

El control de la seguridad es posible que sea una inversión de importancia para una empresa pequeña, por lo que debemos contemplar el que se puedan externalizar los servicios.

Se puede hacer una buena elección, a la que añadir el ahorro en materia económica, añadiendo el proveedor que asumirá las responsabilidades de cara a que se mantenga de manera segura la documentación a nivel confidencial. Así podemos proponer la destrucción confidencial de la documentación confidencial que se quede obsoleta y así se libere el espacio de la oficina.

Gestión y acceso

Tienen que ser siempre accesibles. El almacenamiento de los documentos en la empresa que esté especializada a la hora de custodiar documentos que asegurarán que los archivos estén disponibles siempre que sea preciso.

Es posible consultar los archivos en la red de forma segura, pues tenemos muchos proveedores con la posibilidad de entregar la documentación en mano, que sea escaneada y se hace el envío mediante correo electrónico.

Almacenamiento y ahorro

Respecto a ello, hay que ahorrar en espacio y economía. Cuanto nos va a costar el metro cuadrado de oficina. Muchos documentos debemos guardarlos de manera indefinida y con un espacio finito.

Contar con una empresa o servicio externo para custodiar documentos hace posible tener acceso a un almacén sin límites. Podemos liberar el espacio en el sitio de trabajo y ahorrar para las arcas, por lo que siempre costará menos el almacén en la empresa que esté especializada en las de la oficina.

Tranquilidad

Se puede hablar de intangibles, pero de igual forma se debe pensar en lo que pueda costar no preocuparse por la seguridad de la documentación de mayor valor. Externalizar el almacenamiento de los archivos debe tener un sitio seguro, accesible y bien gestionado.

Hay documentos que deben ser conservados y otros en los que pueden ser destruidos.

Debemos saber o es preciso hacerlo cuando sea de gran importancia para el propio cumplimiento de la ley y evitar problemáticas legales. Cada expediente va a precisar que sea asignado un marco de tiempo para la retención y que se destruya con seguridad cuando lleguemos a un límite en materia de tiempo.

Pensemos que usando un servicio para custodiar documentos externos, hace que ahorremos en este tipo de preocupaciones. Ellos lo que hacen es poner a nuestra disposición a profesionales que clasificarán e indexarán los documentos con los que cumpliremos las leyes.

Lo importante que es tener una custodia adecuada

Pensemos que la documentación empresarial es de los bienes más importantes, por lo que cuidarla es de los aspectos que deben ser cubiertos de forma segura para que después no haya que lamentar pérdidas o deterioros.

Todo esto significa que no se debe dejar todo ello en manos de la suerte. Las empresas que no tengan comportamientos serios pueden darte problemas, lo que no se recomienda para nada, por lo que hemos querido darte utilidad en este sentido.

Por todo ello, lo mejor es que la elección que se haga sea la ideal, lo que es posible si se hace una valoración meditada de lo necesario y qué clase de empresa es lo que podemos dar.

En el caso de que te parezca interés dicho artículo, lo mejor es compartir la información precisa para que dicha elección sea basada en cosas serias y no únicamente en los precios.

Los mejores deseos de nuestra parte para que tus deseos se hagan realidad y tengas menores preocupaciones en las conservaciones de los documentos. Esperamos que todo este artículo te sea de utilidad para poder conocer más sobre la custodia de documentos, un apartado que es de gran importancia y hay que cuidarlo con el máximo detalle. ¡Suerte con la elección!

 

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